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Wenn jemand eine Reise tut …
Reisekosten absetzen können alle, die beruflich auf Reisen sind. Sportlern und ihren Betreuern steht seit Anfang des Jahres eine höhere Pauschale zu.
© Illustration: Arnulf Rödler

Dienstreisen steuerlich

Wenn jemand eine Reise tut …

... kann er nicht nur was erzählen, sondern es auch von der Steuer absetzen. Vorausgesetzt, es war eine Dienstreise. Vergrößert hat sich der Geldsegen seit Kurzem für beruflich reisende Sportler und Trainer. 

Von Felix Blazina

28.02.2023

Wer beruflich verreist, kann die Kosten steuerlich absetzen oder vom Arbeitgeber erhaltene Aufwandsentschädigungen unversteuert einheimsen. Reichtum lässt sich dabei nicht anhäufen, außerdem gilt es einige Fallstricke zu beachten. Das Ausgabenspektrum setzt sich aus Verpflegungs- und Nächtigungskosten sowie den Fahrtkosten zusammen, siehe Tabelle rechts oben.

Diätverpflegung

Wer bei Diät an kulinarische Entbehrungen denkt, liegt hier gänzlich verkehrt. Unter Diäten versteht der Fiskus vielmehr Tagesgelder, um den bei einer Reise entstandenen Verpflegungsmehraufwand abzugelten.

Die Abrechnung bzw. die Berechnung der Tagesgelder kann im 24-Stunden-Takt oder nach Kalender­tagen erfolgen. Das nicht steuerbare Tagesgeld für Inlandsdienstreisen darf bis zu 26,40 Euro pro Tag betragen. Werden vom Arbeitgeber höhere Tagesgelder ausbezahlt, stellt der übersteigende Teil beim Mitarbeiter steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Erst wenn eine Dienstreise länger als drei Stunden dauert, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel berechnet werden. Das bedeutet, dass für eine Reisedauer von mehr als elf Stunden der volle Tagessatz von 26,40 Euro zusteht. Erfolgt eine Abrechnung des Tagesgeldes nach Kalendertagen, gebührt dieses für den Kalendertag.

Handelt es sich um eine Auslandsreise, dann findet anstelle des Betrags von 26,40 Euro der in der Reisegebührenvorschrift (RGV) der Bundes­bediensteten für das jeweilige Land vorgesehene Höchstsatz Anwendung (siehe Tabelle rechts oben).

Crux „weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit“

Doch was gilt überhaupt als Dienst­reise? Bei Reisen zu wechselnden Einsatzorten im Nahbereich (bis 120 Kilometer) können Tagesgelder nur dann steuerfrei gewährt werden, wenn kein neuer Mittelpunkt der Tätig­keit begründet wird. Die passiert u. a. dann, wenn der Arbeitnehmer länger als fünf Tage durchgehend an einem und demselben Einsatzort tätig ist. Die Tagesgelder werden in diesen Fällen nur für die Anfangsphase von fünf ­Tagen steuerfrei gewährt.

Einen Ausweg bietet hier aber § 3 Abs. 1 Z 16b EStG: Danach sind ohne Rücksicht auf einen neuen Mittelpunkt der Tätigkeit jene Tages- und Nächtigungsgelder steuerfrei, die vom Arbeitgeber als Reiseaufwandsentschädigung aufgrund einer lohn­gestaltenden Vorschrift bzw. einer entsprechenden Verpflichtung gewährt werden (siehe Kasten rechts). Hier hängt der Steuervorteil also ­davon ab, dass der Arbeitgeber zahlt.

Gute Nacht

Bei Nächtigungen im Inland kann der Arbeitgeber die Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück laut Belegen steuerfrei an den Arbeitnehmer ausbezahlen.

Den Beleg sollte man dabei keinesfalls vergessen. Warum? Ohne belegmäßigen Nachweis stehen pauschal bloß 15 Euro pro Nacht (inklusive Frühstück) zu!

Sollten Sie aber einmal bei Verwandten oder Freunden unterkommen, und es entsteht so für die ­Nächtigung kein Aufwand, darf laut Fiskus keine steuerfreie Pauschale ausbezahlt werden. Sollten Ihnen ­dabei aber zusätzliche Aufwendungen (z. B. für das Frühstück) erwachsen, können Sie diese als Werbungskosten beim Finanzamt geltend machen. ­Belege aufzuheben, ist auch hier ­ratsam, denn ohne Beleg sind sie im Schätzungswege bei Inlandsreisen mit 4,40 Euro und bei Auslandsreisen mit 5,85 Euro pro Nächtigung anzusetzen.

Apropos Ausland: Bei Reisen ins Ausland besteht ebenfalls ein Wahlrecht. Sie können sich mit dem Nächtigungsgeld der Bundesbediensteten in der Höchststufe begnügen, wobei dessen Höhe vom jeweilig bereisten Staat abhängt, oder Sie machen die tatsächlichen Kosten für die Näch­tigung inklusive Frühstück im nachgewiesenen Ausmaß geltend.

Kilometergeld für jedermann

Als steuerfreien (richtig eigentlich „nicht steuerbaren)“ Fahrtkostenersatz bei Dienstreisen dürfen Sie höchstens das amtliche Kilometergeld mit derzeit 0,42 je gefahrenen Autokilometer einstreifen. Darüber hinaus bezahlte Vergütungen unterliegen der Lohnsteuerpflicht. Nebenbei bemerkt wäre angesichts der enorm gestiegenen Spritpreise eine Anhebung des Kilometergelds längst überfällig.

Falls Ihr Arbeitgeber für beruflich gefahrene Kilometer kein oder weniger Kilometergeld ausbezahlt, können Sie die Differenz bei der Arbeit­nehmerveranlagung als Werbungs­kosten absetzen. Differenzwerbungskosten stehen gegebenenfalls übrigens auch bei Tages- und Nächtigungsgeldern zu.

Achtung: Für berufliche Fahrten mit dem Fahrrad erhalten Sie nur 0,38 Euro/km, maximal 570 Euro im Jahr (1.500 km).

Für Autofahrer liegt die Latte deutlich höher. Laut Verwaltungs­gerichtshof kann das amtliche Kilometergeld für Dienstreisen für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr nicht steuerbar bzw. steuerfrei aus­bezahlt werden (VwGH 19.5.2005, 2001/15/0088).

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