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Aufheben oder ab in den Reißwolf?
Zu früh sollte man sich von steuerrelevanten Unterlagen besser nicht trennen – unter Umständen kann sogar eine Strafe drohen.
© Illustration: Arnulf Rödler

Aufbewahrungspflichten

Aufheben oder ab in den Reißwolf?

Wer mit der Finanzbehörde zu tun hat, weiß ein Lied davon zu singen: Ohne Papierkram geht es nicht. Aber welche Unterlagen kann der Fiskus von Ihnen anfordern, wie lange sind solche aufzubewahren, und was müssen Sie im Falle einer Selbstanzeige beachten?

Von Felix Blazina

28.11.2023

Prinzipiell müssen Steuerpflichtige, die Bücher und Aufzeichnungen führen (egal, ob sie ihr Rechenwerk in Form einer doppelten Buchhaltung oder einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung organisieren) ­eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht beachten. Davon sind sämtliche geschäftliche Papierln – sei es in physischer oder in elektronischer Form – betroffen. Also Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konten, Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Schrift-, E-Mail-Verkehr, Stundenaufzeichnungen, Arbeitsbestätigungen, Lieferscheine, Materialentnahme-/Materialrückgabescheine, Registrierkassenstreifen, Inventurlisten, Fahrtenbücher, Reisekos­tenabrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Verträge etc. Genau diese Unterlagen kann und darf die Finanz auch im Falle einer abgabenbehördlichen Prüfung von ­ihnen verlangen.

Die siebenjährige Aufbewahrungspflicht beginnt mit Schluss des Kalenderjahrs, für das die Verbuchung vorgenommen worden ist bzw. auf das sich der Beleg bezieht. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist ab Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Angenommen, ein Unternehmen bilanziert nach dem Kalenderjahr, dann sind alle Geschäftsunterlagen des Jahres 2016 bis zum 31. 12. 2023 zu archivieren. Sofern das Unternehmen über ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr mit Bilanzstichtag 31. 3. verfügt, ist eine mit 11. 1. 2023 datierte Eingangsrechnung über einen Wareneinkauf bis zum 31. 12. 2030 aufzubewahren. Zu längeren Aufbewahrungsfristen: siehe Kasten!

Papier oder Elektronik

Zur Schonung von Umwelt und Ressourcen dürfen Sie auf die Archivierung Ihrer Buchhaltungsunterlagen in Papierform verzichten. Es ist auch eine platzsparende elektronische Aufbewahrung erlaubt, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und ­urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf ­Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

Unterlagen bei Prüfungen

Das bedeutet, dass alle Steuerpflichtigen, die ihre Buchhaltung mittels EDV führen, dem Prüfungsorgan auf Verlangen Datenträger (z. B. CD, USB-Stick) mit den gespeicherten Buchhaltungsunterlagen zur Verfügung zu stellen haben, nicht ohne Hinter­gedanken: Damit erhält der Fiskus die Möglichkeit, sich einer Prüfsoftware zu bedienen, die auf den Namen ACL (Audit Command Language) hört und zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten bietet.

Der Zeitpunkt der Übergabe von Buchhaltungsunterlagen besitzt eine Relevanz für die Erstattung einer Selbstanzeige: Eine solche ist mit strafbefreiender Wirkung bei vorsätzlichen Vergehen nur bis zum Beginn der eigentlichen Prüfungshandlungen möglich, das ist der Zeitpunkt der ­Aufforderung, Bücher oder Aufzeichnungen vorzulegen. Bei fahrlässigen Delikten kann die Anzeige auch noch später, somit während der laufenden Prüfung, erfolgen.

Empfehlung für Arbeitnehmer

Da Arbeitnehmer nicht zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, gilt für sie auch die in § 132 BAO verankerte siebenjährige Belegaufbewahrungspflicht nicht. Ein Richter des VwGH vertritt in der steuerlichen Fachliteratur die Meinung, dass bei Arbeitnehmern die Aufbewahrungspflicht nicht überspannt werden dürfe. Unterlagen wären deshalb nur für einen überschaubaren Zeitraum bereitzuhalten, und zwar während eines Jahres nach Ergehen des Einkommensteuerbescheids. Das Finanzministerium (BMF) erteilt allerdings in der Broschüre „Das Steuerbuch“ folgenden Ratschlag rund um die Steuererklärung: „Legen Sie der Erklärung keinen Lohnzettel und keine Belege (Rechnungen, Bestätigungen, Zahlungsbelege) für Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen bei. Bewahren Sie die Belege aber sieben Jahre auf, da sie auf Verlangen des Finanzamtes vorgelegt werden müssen.“ Der Fiskus wünscht sich also auch bei ­unselbstständig Erwerbstätigen eine längere Aufbewahrung.

5.000 Euro Strafe

Eine vorsätzliche Verletzung der Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen, aber auch der Pflicht zur Ausstellung sowie Aufbewahrung von Belegen wird als Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro geahndet.

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