Bei international operierenden Konzernen beliebt es oft der Konzernmutter, ihren Tochterunternehmen für diverse erbrachte Leistungen sogenannte „Management Fees“ zu verrechnen. Je unspezifizierter oder allgemeiner solche Leistungen ausgeprägt sind, desto genauer sieht sich der Fiskus diese Leistungsverrechnungen an.
Nun fand bei einer heimischen Unternehmensgruppe, die einer niederländischen Muttergesellschaft angehörte, eine Betriebsprüfung statt, wobei der Prüfer Folgendes feststellte: Zwei österreichischen Firmen der Gruppe hatte die ausländische Konzernholding Management Fees verrechnet, und zwar jeweils in identischer Höhe. 2005 und 2006 je 65.000 Euro, im Jahre 2008 dann 100.000 Euro. Für beide Unternehmen betrachtet haben die Fees also insgesamt 460.000 Euro betragen.
Da lohnte es sich schon, etwas nachzuhaken, wofür die Management Fees eigentlich bezahlt worden waren. Die geprüften Firmen beriefen sich zunächst auf ein „Service-Agreement“ mit der niederländischen Mutter, wonach diese u. a. Unterstützung auf den Gebieten der Ge­schäfts­strategie, Bankverbindungen und Kredit­linien, Investitions-, Personalpolitik, Marketing und Budgetierung erbringen sollte.
Allein, es haperte an einer Nachprüfbarkeit dieser angeblich erbrachten Leistungen. Prinzipiell muss die Finanz nämlich in der Lage sein, einen Fremdvergleich anzustellen. Ein solcher setzt voraus, dass die erbrachten und honorierten Leistungen im Einzelnen konkret und detailliert erfasst und dargestellt werden. Dazu bedarf es einer dermaßen konkreten Leistungsbeschreibung, die eine Einschätzung des genauen Marktwerts der Leistung ermöglicht, damit anschließend die Feststellung getroffen werden kann, ob auch ein fremder Dritter zur Bezahlung der von der Mutter- an die Tochtergesellschaft verrechneten Leistungen bereit gewesen wäre. Die Erbringung schwer fassbarer Leistungen (z. B. Beratungen, Kontaktvermittlung, Know-how-Überlassung) bedarf daher einer besonders genauen Leistungsbeschreibung.
Da es nun einmal an einer exakten und nachvollziehbaren Leistungsbeschreibung mangelte, argumentierten die geprüften Gesellschaften letztlich damit, dass die Verrechnungen de facto die Managementtätigkeiten eines zweiten Geschäftsführers betroffen hätten. Tatsächlich war der namentlich genannte Geschäftsführer auch im Firmenbuch eingetragen, allerdings war dieser bei der niederländischen Mutter angestellt. Eh klar, bei einer Anstellung in Österreich wäre ja alles klar gewesen, auf der einen Seite der Gehaltsaufwand als Betriebsausgabe, auf der anderen Seite ein lohnsteuerpflichtiger Bezug. Jetzt ging es darum herauszufinden, welche Tätigkeit der zweite Geschäftsführer in Österreich tatsächlich entfaltet hat. Nach Angaben der geprüften Firmen käme der zweite Geschäftsführer regelmäßig nach Österreich, um hier Marketing- bzw. Vertriebsagenden zu erledigen. Interessanterweise glänzte der ominöse Geschäftsführer während der gesamten Betriebsprüfungsdauer mit Abwesenheit, er tauchte nicht einmal zu den Schlussbesprechungen auf, bei denen es um seine Tätigkeit ging.
Offenbar schien der Geschäftsführer – wenn überhaupt – nur kurzfristige Gastspiele in Österreich zu geben. Andererseits wäre es wohl leicht gewesen, die Besuche des Geschäftsführers zu dokumentieren. Schließlich müsste dieser doch irgendwie aus den Niederlanden nach Österreich gelangt sein und hier irgendwo logiert haben. Diesbezügliche Reiseabrechnungen hätten Licht ins Dunkel bringen können, ebenso Gehaltsabrechnungen des Geschäftsführers, um dessen Stundensatz zu ermitteln.
Im Übrigen verfügten die geprüften Unternehmen ohnehin über einen äußerst gut dotierten österreichischen Geschäftsführer, weshalb die in keiner Weise nachprüfbare Tätigkeit des zweiten Geschäftsführers noch schwerer wiegte.
Fazit: Bei beiden Gesellschaften wurden die Management Fees nicht als Betriebsausgaben anerkannt.