Bevor Sie darangehen, mit Ihrem Hausverwalter ein offenes Wort zu reden, sollten Sie über dessen gesetzliche Funktion Bescheid wissen. Zum Beispiel: Wer bestellt den Hausverwalter, welche Aufgaben kommen ihm zu und wie wird man einen Hausverwalter wieder los?

Die Auswahl und Bestellung

Die Auswahl und Bestellung des gemeinsamen Verwalters ist eine Angelegenheit der „ordentlichen Verwaltung“, wofür die Mehrheit der Stimmen nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile ausschlaggebend ist. Die Bestellung selbst erfolgt durch einen zwischen den Miteigentümern und dem Verwalter geschlossenen Bevollmächtigungsvertrag. Der von der Mehrheit bestellte Verwalter vertritt alle Miteigentümer der Liegenschaft, also auch eine allfällige Minderheit, die sich nicht für seine Bestellung ausgesprochen hatte. Zum Verwalter einer Liegenschaft kann nicht nur eine gewerblich konzessionierte Hausverwaltung bestellt werden, vielmehr ist auch eine „Selbstverwaltung“ durch eine aus dem Kreis der Miteigentümer gewählte Privatperson mit den für die Verwalteraufgaben erforderlichen Kenntnissen und Fähigkeiten zulässig.

Aufgaben und Befugnisse

Dem Verwalter steht die Verwaltung der Liegenschaft und dabei insbesondere auch die im Außenverhältnis grundsätzlich unbeschränkbare Vertretungsbefugnis der Eigentümergemeinschaft zu.
Einzige Ausnahme bildet die Bestellung eines „Eigentümervertreters“ durch die Miteigentümer, der die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem bestellten Verwalter vertritt, soweit dieser die Belange der Gemeinschaft wegen widerstreitender eigener Interessen (etwa im Fall einer gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzung zwischen ihm und der
Gemeinschaft) nicht ausreichend wahrnehmen kann, sowie in dem von der Interessenkollision betroffenen Geschäftsbereich auch gegenüber Dritten.
Der Verwalter ist verpflichtet, die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren und Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen, soweit diese nicht gesetzwidrig sind. Die Verpflichtung zur Wahrung der „gemeinschaftsbezogenen Interessen“ bedeutet unter anderem, dass der Verwalter die Verwaltung nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit auszuüben hat.
Zum Pflichtenkreis des Hausverwalters zählen folgende, anschließend näher erklärte Aufgaben:
• die Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung;
• die Angelegenheiten der außerordentlichen Verwaltung;
• die jährliche Vorausschau;
• die jährliche Abrechnung;
• die Hinweispflicht auf ein Naheverhältnis und die Einholung von Vergleichsofferten;
• Eintreibung rückständiger Zahlungen;
• die gesonderte Kontoführung.

Zur „ordentlichen Verwaltung“ zählen
• die ordnungsgemäße Erhaltung der Liegenschaft einschließlich über den Erhaltungszweck nicht hinausgehende bauliche Veränderungen sowie die Behebung ernster Schäden des Hauses in einem Wohnungseigentumsobjekt;
• die Bildung einer angemessenen Rücklage für künftige Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten;
• die Aufnahme eines Darlehens zur Deckung der durch die Rücklage nicht gedeckten Kosten von umfangreicheren Erhaltungsarbeiten;
• die angemessene Versicherung der Liegenschaft;
• die Vermietung verfügbarer allgemeiner Teile der Liegenschaft an Personen, die nicht Miteigentümer sind (z. B. Garagenplätze oder Hobbyräume), sowie die Aufkündigung solcher Verträge.

Wo die Miteigentümer mitentscheiden müssen

Veränderungen an den allgemeinen Teilen der Liegenschaft, die über die genannten Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung hinausgehen, wie etwa nützliche Verbesserungen oder größere bauliche Veränderungen, zählen zu den Angelegenheiten der „außerordentlichen Verwaltung“. Bei solchen Maßnahmen ist der Verwalter im Innenverhältnis gegenüber der Eigentümergemeinschaft insofern gebunden, als er Maßnahmen nicht selbstständig, sondern nur aufgrund eines Beschlusses der Miteigentümer durchführen darf.
In der jährlich spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode zu veröffentlichenden Vorausschau hat der Verwalter die in absehbarer Zeit vorgesehenen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten, die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie die sonstigen Aufwendungen, vor allem die Bewirtschaftungskosten und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen, den Wohnungseigentümern entweder durch Hausanschlag oder durch Übersendung schriftlich bekannt zu geben.
Die jährlich spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Verrechnungsperiode schriftlich zu legende Abrechnung umfasst die Vorauszahlungen und deren Verwendung, weiters Beiträge und Verwendung der Rücklage sowie gegebenenfalls die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz. Die Abrechnung muss sowohl formell als auch inhaltlich richtig sein und hat der Verwalter den Wohnungseigentümern Gelegenheit zu bieten, in die dazugehörigen Belege Einsicht zu nehmen und auf ihre Kosten Kopien anzufertigen.

Die Naheverhältnisse des Verwalters

Beabsichtigt der Verwalter den Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit einer Person bzw. einem Unternehmen, die (das) mit ihm durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden ist, so hat er die Wohnungseigentümer darauf hinzuweisen. Zielrichtung dieser Bestimmung ist es, Nachteile für die Eigentümergemeinschaft hintanzuhalten, die dadurch entstehen könnten, dass der Verwalter z. B. Aufträge für die von ihm verwaltete Liegenschaft an ihm nahe stehende Personen bzw. Unternehmen vergibt und dadurch Konkurrenzangebote mit vielleicht günstigeren Konditionen nicht zum Tragen kommen können. Andererseits soll es dem Verwalter nicht gesetzlich untersagt sein, im Namen der Eigentümergemeinschaft ihm nahe stehende Personen oder Unternehmen zu beauftragen, weil es ja auch denkbar ist, dass dies aus der Interessenlage der Gemeinschaft gegenüber der Auftragserteilung an einen anderen neutral oder sogar von Vorteil sein kann. Das zu entscheiden, bleibt daher im Einzelfall der vom Verwalter zu informierenden Eigentümergemeinschaft vorbehalten.
Damit korrespondierend ist auch die Verpflichtung des Verwalters zu sehen, für Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, sowie für größere Verbesserungsarbeiten zum Vergleich der voraussichtlichen Kosten mindestens drei schriftliche Offerte einzuholen.

Gemeinschaftskonto zur Absicherung

Ist ein Wohnungseigentümer mit seinen Zahlungen für die Aufwendungen der Liegenschaft in Verzug, so hat sie der Verwalter einzumahnen und nötigenfalls binnen sechs Monaten ab Fälligkeit einzuklagen sowie gleichzeitig die Klagsanmerkung zu beantragen, damit die Eigentümergemeinschaft ihr diesbezügliches Vorzugspfandrecht geltend machen kann.
Seit 1. 1. 2003 muss der Verwalter alle die Eigentümergemeinschaft betreffenden Ein- und Auszahlungen über ein auf die Gemeinschaft lautendes und für jeden Wohnungseigentümer beim Verwalter einsehbares gesondertes Konto durchführen. Eigentümer eines auf diesem Konto vorhandenen Guthabens ist die Eigentümergemeinschaft, was zur Folge hat, dass der Gemeinschaft im Falle des Konkurses des Verwalters ein Aussonderungsanspruch hinsichtlich dieses Guthabens zusteht.

Das Ende der Verwaltung

Die Tätigkeit des Hausverwalters kann neben einer jederzeit möglichen einvernehmlichen Vertragsauflösung entweder durch Zeitablauf, Kündigung oder Abberufung durch eine Gerichtsentscheidung beendet werden.
Wurde der Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, so können sowohl die (Mehrheit der) Eigentümergemeinschaft als auch der Verwalter selbst den Verwaltungsvertrag unter Einhaltung einer dreimonatigen Frist zum Ende jeder Abrechnungsperiode kündigen. Dadurch, dass die Kündigung nur zum Ende des Verrechnungsjahres zulässig ist, werden denkbare Schwierigkeiten mit einer „unterjährigen“ Abrechnung vermieden.
Ein auf bestimmte Zeit geschlossener Verwaltungsvertrag endet grundsätzlich durch Zeitablauf.
Wird allerdings ein auf bestimmte Zeit geschlossener Vertrag nach Ablauf der Vertragsdauer dadurch stillschweigend verlängert, dass der Verwalter seine Tätigkeit fortführt und auch die Eigentumsgemeinschaft nicht die Beendigung und Übergabe der Verwaltungsunterlagen fordert, so gilt dies als eine Vertragsverlängerung auf unbestimmte Zeit.
Wurde der Verwalter auf bestimmte, mehr als dreijährige Zeit bestellt, so können sowohl die Eigentümergemeinschaft als auch der Verwalter selbst nach Ablauf von drei Jahren den Verwaltungsvertrag unter Einhaltung einer dreimonatigen Frist zum Ende jeder Abrechnungsperiode kündigen.
Abgesehen davon kann die Eigentümergemeinschaft den Verwaltungsvertrag aus wichtigen Gründen jederzeit kündigen. Dabei müssen weder Kündigungsfristen noch Kündigungstermine eingehalten werden. Bei einem „wichtigen Grund“ muss es sich um einen solchen handeln, bei dem es der Eigentümergemeinschaft nicht zugemutet werden kann, den Vertrag bis zum nächsten regulären Endigungszeitpunkt aufrechtzuerhalten, insbesondere also, wenn die Vertrauensbasis weggefallen ist.
Findet sich keine Mehrheit der Miteigentümer, die bereit ist, den Verwaltungsvertrag aufzukündigen, so kann bei grober Verletzung der Pflichten des Verwalters der Vertrag auf Antrag jedes Wohnungseigentümers nach Prüfung im Außerstreitverfahren vom Gericht aufgelöst werden. Als grobe Pflichtverletzungen hat die Rechtsprechung beispielsweise die Unterlassung oder erheblich verspätete Legung der Abrechnung, Unterlassung der Erstellung einer Vorausschau und der Rücklagenbildung oder die widmungswidrige Verwendung der für die Aufwendungen eingenommenen Vorauszahlungen angesehen. Wird ein Verwalter in einem solchen Verfahren vom Gericht abberufen, so ist seine Wiederbestellung durch die Mehrheit der Miteigentümer unzulässig.